首都师范大学文献采购与文献类固定资产管理办法(修订稿)

(2008年4月)

第一章   总则

  第一条  为加强对全校文献采购和文献类固定资产的管理,真正实现全校文献资源的共知、共建、共享,使全校文献资源在学校的建设发展和教学科研中发挥更大的效益和作用,根据《北京市教委关于印发北京市教育行政事业单位国有资产管理有关规定的通知》的精神,特制订本办法;

  第二条  凡我校各单位(含图书馆总馆、各专业分馆、各教学、科研、行政单位)用学校经费(含预算内外正常经费、专项经费、科研经费等)购置的图书、期刊、光盘、音像资料、文献数据库等都应列入我校文献采访和文献类固定资产的管理范围;

  第三条  全校文献资源的建设与管理应该贯彻共知、共建、共享和标准化、自动化、网络化的原则;

  第四条  全校文献资源由校图书馆总馆和各专业分馆、各教学、科研单位共同建设,分工侧重。

  第五条  校图书情报委员会是主管校长领导下的全校文献资源建设的管理、咨询机构。其职责是:受校长委托审订全校文献资源建设规划、重点文献采购计划等,对全校文献资源建设和文献类固定资产管理提供咨询;

  第六条 校图书馆总馆是指导全校文献资源建设和管理全校文献类固定资产的职能部门,其职责是:

  1.组织全校文献信息保障体系的建设工作,负责全校文献资源建设规划、图书馆总馆重点文献采购计划的起草,经校图书情报委员会审订批准后执行;

  2.协调校图书馆总馆和各单位间的文献采购计划,负责全校文献的采购工作;

  3.负责图书馆总馆文献的采访、编目、典藏、流通和各项业务管理,实现图书馆文献管理的标准化和规范化;

  4.负责起草全校文献资源建设、管理规范、规章制度,经校图书情报委员会审议,经学校批准后执行,推动全校文献资源的共建共享;

  5.负责培训全校文献资源建设与管理的专业人员;

  6.指导学校各专业分馆、专业文献信息中心、各教学、科研单位资料室开展各项业务工作,实现全校文献管理的标准化、规范化、整体化、自动化和网络化;

  7.负责全校文献类固定资产的管理工作。

  第七条  各专业分馆、各教学、科研单位资料室是我校文献资源保障体系的重要组成部分,在图书馆总馆的指导下,负责本专业、本院(系)学科专业研究级文献的建设。其职责是:

  1.参与全校文献资源保障体系的建设工作,负责本单位文献资源建设规划和文献采购计划的起草,经校图书情报委员会审订批准后报图书馆总馆执行;

  2.协调本单位各部门间的文献采购计划;

  3.负责本单位文献的典藏、流通和各项业务管理,实现文献管理的规范化、自动化和网络化,在为本单位读者服务的同时为全校读者提供服务;

  4.负责本单位文献类固定资产的管理工作。

第二章  文献采购

  第八条  文献资源是高等学校办学条件的重要组成部分,其质量直接关系到学校教学和科研水平;文献采购应该根据各类型文献的具体情况,选择适当的集中采购方式,以保证文献采购的质量。

  第九条  学校是文献集中采购的主体。文献集中采购由学校集中采购管理部门主持,并委托校图书馆总馆负责实施;

  第十条  学校成立文献集中采购委员会指导全校文献采购工作。委员会由分管校长担任主任,图书馆总馆和条件装备处、财务处、纪检、监察、审计等部门等相关职能部门人员组成;其主要职责是:

  1.负责集中采购工作的组织,包括接受采购申请,审核采购项目的相关资料;

  2.负责确定各类文献应该采取的集中采购方式及其基本操作方法,组建文献招标评标小组和谈判(询价)小组;

  3.组织文献采购的招标工作;

  4.组织采购合同的洽谈、审查与签订;

  第十一条  评标(谈判、询价)小组中,具有较丰富的图书馆文献采购经验的专业人员不得少于成员总数的三分之二,图书馆文献采购工作的业务负责人必须参加,其他成员可以从校内图书资料专业人员中遴选,也可吸收校外文献采访专家参加。

  第十二条  图书馆总馆是文献集中采购的承办单位,负责准备文献采购相关的材料,作为文献集中采购委员会和评标(谈判、询价)小组的决策依据;负责采购与招投标有关文件资料的整理和立卷归档等工作。

  第十三条  文献集中采购的方式

  文献集中采购可有以下几种方式:公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购和单一来源采购。此外,根据高等学校文献采购的实际情况,还可采用采购备案制,即授权图书馆总馆自行决定采购方式,在学校文献集中采购委员会登记备案,以备案方式进行监督管理。采购备案制适用于集团采购和一定经费额度以下的零星采购。

  第十四条  采取招标采购方式选择文献供应商时,在满足招标文件中规定的各项综合评价标准的前提下,按较低投标价格确定中标商;

  第十五条  集团采购是图书馆文献采购的一种新形式,是指图书馆行业的全国性、地区性组织或校际联合体就某一特定文献资源与供货商进行谈判,以取得该资源最优惠价格的采购形式。目前已经确认参加的有:中国高等学校文献保障体系(CALIS)、北京高等学校文献保障体系(BALIS)和北京高校网络图书馆;

  第十六条  零星采购是指在非中标供应商采购数量不多的文献;主要包括:中标供应商不能提供的文献;教学科研急需且中标供应商不能及时提供的文献;价格昂贵且中标供应商提供文献的价格很高;零星采购的数量一般不超过年购文献经费的10%,数额较大或单价较高需办理审批手续:

  第十七条  招标采购的一般流程

  按照《中华人民共和国招标投标法》的规定,文献采购招标工作必须按照招标、投标、开标、评标、定标、签订合同等基本程序进行。   

  第十八条  图书馆总馆应在学校文献采购招标的中标单位中采购文献;集团采购和一定经费额度以下的零星采购除外。全校其他单位采购文献须选择规模较大、信誉和服务较好、资质完整的书商,订购价在2万元以上的,必须以学校名义与书商签订协议,超过10万元的要进行招标;

  第十九条  院(系)正常经费文献采购

  1.学校正常经费及科研经费所需的图书、期刊、光盘、音像和多媒体资料、文献数据库等文献由校图书馆总馆委托所在单位的专业分馆或资料室自行购置;

  2.各专业分馆、资料室指定专人负责自行购置文献的验收后,在原始凭证(即发票)上加盖验收专用章,方可到财务处报帐;文献移送图书馆总馆统一编目加工;

  3.验收专用章由学校国有资产领导小组授权校图书馆总馆监制,各专业分馆、各教学、科研单位指定资料室专人负责保管、使用;

  第二十条   院(系)专项经费文献采购

  1.全校各单位凡申报年度专项经费中含有文献购置的,必须提交文献采购计划;文献经费在10万元以上的,必须提交重点学科文献建设规划,经院(系)领导签字同意,校图书情报工作委员会讨论,主管校长审批,作为上级部门预算评审的依据;

  2.购置文献必须经过图书馆公共检索系统查询,严格控制复本。单价在200元以上的文献,各系原则上不订复本;单价在500元以上的文献,全校原则上不订复本;两个系以上需要的,由图书馆总馆采购保管;超过人民币5000元,需报请专业分馆、院(系)资料室领导小组决定;超过万元的报主管校长审批;

  3.专款中不同项目的图书资料购置费由校图书馆总馆进行统一管理;在专款下达后,由涉及图书资料购置费的项目负责人依据预算向校图书馆总馆上报需求,校图书馆总馆依据需求制定采购计划并且负责执行;

  4.利用学校专项经费购置文献资料应以研究型文献为主,即突出资料性、工具性和研究性,以外文文献为主;主要阅读对象为教师和研究生;

  5.由项目组提出文献购置清单,经项目组负责人和院(系)财务一只笔签字后报图书馆总馆资源建设部;由图书馆总馆负责集中统一订购;

  6.图书馆总馆应积极创造条件,广泛搜集各类书目资源,定期组织各院系教师到中标书商处进行现场采购,组织参加书展,为相关院(系)教师推荐文献提供方便;

  第二十一条  全校各单位采购贵重文献需执行审批制度。单种文献资料(含套书)超过1千元的,要填写《贵重文献申报单》,由院(系)主任批准,超过1万元的由主管校长批准,报图书馆总馆存档备案;

  第二十二条  全校各单位采购文献须执行文献采购查重制度,经图书馆公共检索系统查询,严格控制复本。进口外文及港台书刊因价格较高,原则上不订复本;单价在200元以上的文献,各院(系)原则上不订复本;单价在500元以上的文献,全校原则上不订复本;两个院(系)以上需要的,由图书馆总馆采购保管;

第三章  文献编目、加工、典藏和流通

  第二十三条  文献的验收登记及报销程序

  1.购置文献一律以实洋结算,并以此为入帐依据;

  2.校图书馆总馆负责采购的文献,由校图书馆总馆验收登记,由图书馆总馆财务一支笔签字报帐;

  3.各单位自行购买的文献,由所在部门负责验收登记,报帐员持上述采购文献的原始凭证(即发票)及相应的购书明细(售书单位提供)到财务处办理报销手续。财务人员核对原始凭证(即发票)与相应的购书明细(售书单位提供)的金额一致时方可制单;

  第二十四条  图书馆总馆统一购置和有关单位自行购置的文献,验收后由图书馆总馆统一负责编目、加工,入藏图书馆总馆、专业分馆或院(系)资料室,按有关规定借阅使用;

  第二十五条  根据北京市教委文件精神,全校各专业分馆、院(系)资料室的使用对象除本院(系)教师和研究生外,必须对全校读者开放,实行统一检索与借阅。本校读者凭本人一卡通或有效证件可进入专业分馆、和院(系)资料室阅览;图书馆和各院(系)应创造条件,尽可能延长开放时间,逐步达到72小时/周;

第四章  文献类固定资产管理程序

  第二十六条  凡我校各单位(含图书馆总馆、各专业分馆、各教学、科研、行政单位)用学校各种渠道经费购置的文献都应列入我校文献类固定资产的管理范围;

  第二十七条  固定资产入帐程序

  每年12月10日,校图书馆总馆负责根据财务处提供的图书价值帐与其实物帐进行核对,核对无误后,制作一式三份的图书固定资产入帐通知单,一份报校国有资产管理办公室备案,一份由财务处作为年终一次性入固定资产的帐务凭证,一份由校图书馆总馆留存。

  第二十八条  凡列入固定资产管理范围的文献由校图书馆总馆负责处置审批,凡需要剔除、转让、调拨文献资料等需经校图书馆总馆审批,各单位不得自行处置各类文献资料;

  第二十九条  图书馆总馆和院(系)资料室要加强对文献类固定资产的日常管理工作;单位负责人是本单位负责保管的文献类固定资产的责任人,该项管理纳入单位考核工作中。有以下行为之一的,将按照管理权限追究主管领导和直接责任人员的责任,责令其改正并酌情扣除下一年度核发的经费:

  1.购置文献资料不进行查重、造成重复购置;

  2.不办理正常审批手续;不如实登记造册;

  3.管理不善,造成文献资料流失或变相流失;

  4.处置文献资料不办理正常审批手续等。

  第三十条  各单位的文献属国家所有,单位依法享有占有、使用权,但不能随意处置。图书馆总馆是学校负责文献类资产管理的职能部门,对我校的文献类固定资产实施综合管理。

  第三十一条  文献类资产的处置,是指单位对其占有、使用的文献类资产进行产权转让或者注销产权的行为。包括无偿调出、置换、出售、报废、报损等。

  第三十二条  报废,是指文献类资产因使用年限过长而出现内容过时等问题,按有关规定,已不能继续使用或不需要过多的复本,必须进行产权注销的一种资产处置形式;

  第三十三条  需报废的文献类资产范围包括:

  1.陈旧过时。指文献内容过时,知识老化;

  2.实用价值和流通率很低的文献;但要考虑该文献的潜在实用价值、参考价值和文物价值;

  3.复本过多,使用率流通率不高的文献;

  4.内容重复的文献。指内容完全相同的同一篇著作,先以单行本出版,后又收入文集或汇编本,或同一部新版本代替了繁体字、竖排版的旧版本,或不同出版社相互重复出版的同一著者的同一著作;但要考虑文物和版本价值;

  5.非本馆藏书范围的文献。指采购时误选或书店硬行搭配的与本馆收藏范围不符的文献;

  6.内容低劣或有政治性问题,上级明令下架的文献;

  7.因单位分立、撤销、合并、改制、隶属关系改变等原因发生的产权或者使用权转移的资产;

  8.依照国家有关规定需要进行资产处置的其他情形。

  第三十四条  报损,指文献类资产发生非正常损失等,必须按有关规定进行产权注销的一种资产处置形式;

  第三十五条  各单位需报损的文献类资产范围包括:

  1.指文献在流通过程中有自然损耗,如书皮破损、书页卷角、内容缺页,字迹模糊等现象,无法继续修复使用的文献;

  2.因各种原因遗失的文献;

  第三十六条文献类资产处置工作流程

  1.文献类资产的收藏单位提出文献处置报告并附待处置的文献目录;

  2.报图书馆总馆审批;

  3.组织专家论证,提出论证报告;

  4.批准后列详细清单,应包括:书刊登记号,书刊名称,图书的版期、册数及金额等项。还要有经办人、批准人及年、月、日,以备查;

  5.在系统账上注销,减财产数;

  6.报财务处校国有资产办公室备案;

  第三十七条报废和报损文献的处理

  1.对复本多、利用率不高的文献可低价处理给读者;

  2.对内容低劣或有政治性问题,上级明令下架的文献应处理给造纸厂,避免进一步扩散传播;

  3.非本馆藏书范围的文献可以处理给图书收购部门或赠给有关单位,以充分发挥作用;

  4.涉及国家机密的文献类资产处置,由图书馆会同财务处办理审批手续。

  第三十八条 文献类资产处置的审批权限

  1.单位价值在10万元(含10万元)以上,批量价值在20万元(含20万元)以上文献类资产的处置,经市教委审核后,报市财政局审批。规定限额以下的文献类资产处置,由市教委审批,并于每年元月底以前将前一年度本系统国有资产处置汇总情况报市财政局备案;

  2.凡涉及文献类固定资产无偿调出,由学校向市教委提出申请,报市财政局审批;

  第三十九条  本办法由校图书馆总馆负责解释。

  第四十条本办法经学校批准后施行。


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