首都师范大学文献采购与文献类固定资产管理办法(修订草案)

(2012年4月)

第一章   总则

  第一条  为加强对全校文献资源建设和文献类固定资产的管理,真正实现全校文献资源的共知、共建、共享,使全校文献资源在学校的建设发展和教学科研中发挥更大的效益和作用,根据《北京市教委关于印发北京市教育行政事业单位国有资产管理有关规定的通知》的精神,特制订本办法;

  第二条  凡我校各单位(含图书馆总馆、各专业分馆、各教学、科研、行政单位)用学校经费(含预算内外正常经费、专项经费、科研经费等)购置的图书、期刊、光盘、音像资料、文献数据库(单价在50元以内的政治、业务学习和工作用文献除外)等都应列入我校文献资源的建设内容和文献类固定资产的管理范围;

  第三条  全校文献资源由校图书馆总馆和各专业分馆、各教学、科研单位共同建设,分工侧重;

  第四条  全校各单位的文献属国家所有,各单位依法享有占有、使用权,但不能随意处置;

  第五条  全校文献资源的建设与管理应该贯彻共知、共建、共享和标准化、自动化、网络化的原则;


第二章  组织

  第六条  校图书情报委员会是主管校长领导下的全校文献资源建设的管理、咨询机构。其主要职责是:受校长委托审订全校文献资源建设规划、重点文献采购计划等,对全校文献资源建设和文献类固定资产管理提供咨询;

  第七条  校图书馆总馆是指导全校文献资源建设和管理全校文献类固定资产的职能部门,对我校的文献类固定资产实施综合管理。其主要职责是:

  1.组织全校文献信息保障体系的建设工作,负责全校文献资源建设规划、图书馆总馆重点文献采购计划的起草,经校图书情报委员会审订批准后执行;

  2.协调校图书馆总馆和各单位间的文献采购计划,负责全校文献的采访、编目和典藏工作;

  3.负责图书馆总馆的各项业务管理,实现图书馆文献管理的自动化和网络化;

  4.负责起草全校文献资源建设、管理规范和规章制度,经校图书情报委员会审批后执行;

  5.负责培训文献资源建设与管理的专业人员;

  6.指导学校各专业分馆、专业文献信息中心、各教学、科研单位资料室进行各项业务管理和服务,实现全校文献管理的自动化和网络化;

  7.重点负责为本科生和研究生教学使用的参考文献和使用面较宽、跨学科专业的中外文图书、报刊、大套工具书、连续出版物、电子出版物、网络数据库等文献资源的采访工作;

  8.根据国家文献的进出口政策,统一负责对外审批订购全校各单位需要购置的进口国外(含港澳台)图书、报刊、电子出版物、网络数据库等文献;

  9.负责全校文献类固定资产的管理工作。

  第八条  各专业分馆、各教学、科研单位资料室是我校文献资源收藏体系的重要组成部分,在图书馆总馆的指导下,负责本专业、本院(系)学科专业研究级文献的建设。其职责是:

  1.参与全校文献资源保障体系的建设工作,负责本单位文献资源建设规划和文献采购计划的起草,报图书馆总馆通过,经校图书情报委员会审订批准后报图书馆总馆执行;

  2.协调本单位各部门间的文献采购计划;

  3.负责本单位文献的典藏、流通和各项业务管理,实现文献管理的自动化和网络化;

  4.重点负责为研究生教学和教师科研使用的参考文献和本学科专业的中外文图书、报刊、工具书、连续出版物、电子出版物等研究型文献的建设;

  5.负责本单位文献类固定资产的管理工作。   

 

第三章  文献采购程序

  第九条  文献资源是高等学校办学条件的重要组成部分,其质量直接关系到学校教学和科研水平;文献采购应该根据各类型文献的具体情况,选择适当的集中采购方式,以保证文献采购的质量。

  第十条  学校是文献集中采购的主体。文献集中采购由学校集中采购管理部门主持,也可委托图书馆组织;

  第十一条  图书馆是文献集中采购的承办单位,负责准备文献采购相关的材料,负责文献招标文件中技术需求的起草;负责采购与招投标有关文件资料的整理和立卷归档等工作。

  第十二条  按照《中华人民共和国政府采购法》的规定,文献集中采购可有以下几种方式:公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购和单一来源采购。

  根据学校文献采购的实际情况,还可采用采购备案制,即授权图书馆自行决定采购方式,按照规定的程序在学校集中采购管理部门登记备案,以备案方式进行监督管理。采购备案制适用于集团采购和一定经费额度以下的零星采购。

  第十三条 图书馆总馆应在学校文献采购招标的中标单位中采购文献;由于以下原因,在非中标单位购置文献,须报主管校长审批:

  1.中标单位无法根据教师提供的书目,购置所需文献;

  2.教学科研急需,中标单位无法在指定时间内购置所需文献;

  3.文献价格较高,中标单位无法按照较低的价格购置所需文献;

  第十四条  院(系)专项经费文献采购程序

  1.全校各单位凡申报年度专项经费中含有文献购置的,必须提交文献采购计划;文献经费在10万元以上的,必须提交重点学科文献建设规划,经院(系)领导签字同意,主管校长审批,作为上级部门预算评审的依据;

  2.全校各单位采购文献须执行文献采购查重制度,经图书馆检索系统查询,严格控制复本。进口外文及港台书刊因价格较高,原则上不订复本;单价在200元以上的文献,各院(系)原则上不订复本;单价在500元以上的文献,全校原则上不订复本;两个系以上需要的,由图书馆总馆采购保管;

   3.专款中不同项目的图书资料购置费由校图书馆进行统一管理;在专款下达后,由涉及图书资料购置费的项目负责人依据预算向校图书馆上报需求,校图书馆依据需求制定采购计划并且负责执行;

  4. 专项经费中的文献经费用于项目所需文献的购置,原则上应以研究型文献为主,即突出资料性、工具性和研究性,以外文文献为主;主要阅读对象为教师和研究生;文献经费由项目组提出文献购置清单,图书馆总馆负责统一订购,经过图书馆总馆验收、编目、加工后,入藏专业分馆或院(系)资料室,按有关规定借阅;

  5.每个文献专项经费中可预留人民币3000元由项目组自行购置项目急需或工具性文献,报帐时需提供正式发票及商家出具的文献清单(小票),经图书馆会计审核记账、财务一支笔签字,方可报销;购置后由分馆和院系资料室负责验收,调拨项目组使用,用毕后返回分馆和院系资料室;文献清单(小票)交图书馆总馆建立并保管财产帐;

  6.专项经费中自行购置部分原则上只能订购中文图书(中文期刊有连续订购的问题,进口外文(含港澳台)书刊必须由图书馆总馆统一订购);

  7.图书馆总馆应积极创造条件,广泛搜集各类书目资源,每年定期组织各院系教师到中标书店现场采购,组织参加书展,为相关院(系)教师推荐文献提供方便;

  8.全校各单位使用专项经费采购贵重文献需执行计划审批制度:

  (1)国内图书单本单价超过1000元,馆长批准,超过1万元,校长批准。1000元以上要通过论证程序,填写《贵重文献申报单》;

  (2)国内报刊单种年定价超过1000元馆长批准,超过1万元校长批准。1000元以上要通过论证程序,填写《贵重文献申报单》;

  (3)进口图书(含港、澳、台)单本单价超过5000元,馆长批准,超过1万元,校长批准。5000元以上的文献要通过论证程序,填写《贵重文献申报单》;

  (4)国内非书资料(不包括数据库)单种单价超过1000元馆长批准,超过1万元,校长批准。1千元以上要通过论证程序,填写《贵重文献申报单》;

  (5)总价超过10万元的大套图书、单个数据库在通过论证程序,填写《贵重文献申报单》的基础上,还需经馆务委员会下属馆藏发展组讨论通过(主管馆长等三名以上成员签字),馆长批准;

  (6)《贵重文献申报单》每年交本馆办公室存档备案。

  第十五条  全校实行网上统一编目和院系间检索互借。所有数据都应进入全校书目数据库,提供网上检索并逐步对全校读者开放阅览。

 

第三章  文献编目、加工、典藏程序

  第十六条   文献的验收登记及报销程序

  1.校图书馆负责采购的文献,由图书馆验收登记,由图书馆财务一支笔签字报帐;

  2.各(系)自行购买的文献,由所在院(系)负责验收登记;报帐员持上述采购文献的原始凭证(即发票)及相应的购书明细(售书单位提供)到图书馆办公室,由图书馆财务一支笔签字后,再到财务处办理报销手续。财务人员核对原始凭证(即发票)与相应的购书明细(售书单位提供)的金额一致时方可制单;

  3.购置文献一律以实洋结算,并以此为入帐依据;

  第十七条  图书馆总馆负责编目、加工后,入藏图书馆总馆、专业分馆或院(系)资料室,按有关规定借阅使用;全校实行网上联合编目和院系间检索互借;

  第十八条  根据北京市教委文件精神,全校各专业分馆、院(系)资料室的使用对象除本院(系)教师和研究生外,必须对全校读者开放,本校读者凭本人一卡通或有效证件可进入专业分馆、和院(系)资料室阅览;图书馆和各院(系)应创造条件,尽可能延长开放时间,逐步达到72小时/周;

 

第四章  文献类固定资产管理程序

  第十九条  文献类固定资产对帐程序及范围

  校图书馆每季度与财务处进行对帐,核对内容包括校图书馆总馆所购的文献、院(系)资料室所购文献、专项经费所购文献等;

  第二十条  固定资产入帐程序

  每年12月15日,校图书馆负责根据财务处提供的图书价值帐与其实物帐进行核对,核对无误后,制作一式三份的图书固定资产入帐通知单,一份报校国有资产管理办公室备案,一份由财务处作为年终一次性入固定资产的帐务凭证,一份由校图书馆留存;

  第二十一条  图书馆总馆和院(系)资料室要加强对文献类固定资产的日常管理工作;单位负责人是本单位负责保管的文献类固定资产的责任人,该项管理纳入单位考核工作中。有以下行为之一的,将按照管理权限追究主管领导和直接责任人员的责任,责令其改正并酌情扣除下一年度核发的经费:

  1.购置文献资料不进行查重、造成重复购置;不办理正常审批手续;不如实登记造册;

  2.管理不善,造成文献资料流失或变相流失;

  3.处置文献资料不办理正常审批手续等。

  第二十二条  凡列入固定资产管理范围的文献由校图书馆总馆负责处置审批,凡需要剔除、转让、调拨文献资料等需经校图书馆总馆,各单位不得自行处置;

  第二十三条文献类资产的处置,是指单位对其占有、使用的文献类资产进行产权转让或者注销产权的行为。包括无偿调出、置换、出售、报废、报损等。

  1.无偿调出,指以无偿转让的方式变更单位文献类资产占有、使用权;

  2.置换,是指以非货币性交易的方式变更单位文献类资产的所有权或占有、使用权的一种资产处置形式,主要用于以交换的形式获得稀有文献等;

  3.出售,指以有偿转让的方式变更单位文献类资产所有权或占有、使用权的一种资产处置形式;

  4.报废,是指由于单位文献类资产因使用年限而出现老化、损坏等问题,按有关规定,已不能继续使用,必须进行产权注销的一种资产处置形式;

  5.报损,指对文献类资产发生非正常损失等,必须按有关规定进行产权注销的一种资产处置形式。

  第二十四条各单位需报废的文献类资产范围包括:

  1.陈旧过时。指文献内容过时,知识老化;

  2.实用价值和流通率很低的文献;但要考虑该文献的潜在实用价值、参考价值和文物价值;

  3.复本过多,使用率流通率不高的文献;

  4.内容重复的文献。指内容完全相同的同一篇著作,先以单行本出版,后又收入文集或汇编本,或同一部新版本代替了繁体字、竖排版的旧版本,或不同出版社相互重复出版的同一著者的同一著作;但要考虑文物和版本价值;

  5.非本馆藏书范围的文献。指采购时误选或书店硬行搭配的与本馆收藏范围不符的文献;

  6.内容低劣或有政治性问题,上级明令下架的文献;

  7.因单位分立、撤销、合并、改制、隶属关系改变等原因发生的产权或者使用权转移的资产;

  8.依照国家有关规定需要进行资产处置的其他情形。

  第二十五条  各单位需报损的文献类资产范围包括:

  1.过于残破无法继续修复使用的文献。指文献在流通过程中有自然损耗,如书皮破损、书页卷角、内容缺页,字迹模糊等现象的文献;

  2.因各种原因遗失的文献;

  第二十六条文献类资产处置工作流程

  1.文献类资产的收藏单位提出文献处置报告并附待处置的文献目录;

  2.报图书馆总馆审批;

  3.批量处置要组织专家论证,提出论证报告;

  4.批准后列详细清单,应包括:书刊登记号,书刊名称,图书的版期、册数及金额等项。还要有经办人、批准人及年、月、日,以备查;

  5.在文献单册上加盖注销章;

  6.在系统账上注销,减财产数;

  7.报财务处校国有资产办公室备案;

  第二十七条报废和报损文献的处理(待定)

  1.对复本多、利用率不高的文献可低价处理给读者;

  2.对内容低劣或有政治性问题,上级明令下架的文献应处理给造纸厂,避免进一步扩散传播;

  3.非本馆藏书范围的文献可以处理给图书收购部门或赠给有关单位,以充分发挥作用;

  4.涉及国家机密的文献类资产处置,由图书馆会同财务处办理审批手续。

  第二十八条 文献类资产处置的审批权限

  1.单位价值在25万元(含)以下,批量价值50万元(含)以下,由单位自行审批;单位价值在25万元(含)-50万元(含),批量价值在50万元(含)-100万元(含),由市教委审批;单位价值在50万元(含)以上,批量价值在100万元(含)以上文献类资产的处置,经市教委审核后,报市财政局审批。

  2.凡涉及文献类固定资产无偿调出,由学校向市教委提出申请,报市财政局审批;资产原值金额超过500万元(含),报市政府审批。

  3.因学校内单位分立、撤销、合并、改制、隶属关系改变等原因发生的资产产权或者使用权转移,需报学校财务处审核批准;

  第二十九条文献类资产处置的审批

  文献类资产处置需由学校财务处、图书馆总馆审核提出处理意见,并填制《行政事业单位固定资产处置申报表》,经图书馆、学校主管领导审核同意后按规定报送上一级领导部门进行审核,并办理审批手续;

  第三十条  文献类资产处置的审批程序

  1.文献类资产的收藏单位提出文献类资产处置的申请报告;

  2.图书馆总馆会同财务处审核鉴定提出意见;

  3.填制《行政事业单位固定资产处置申报表》。经各级主管领导审核同意后,按照规定要求,报送审批部门;

  4、各级审批部门对资料的真实性、合规性进行审核,符合规定的,办理审批手续;

  5、经各级审批后,图书馆总馆按照批准的方式,对相应资产进行处置,并及时办理资产核销手续及账务处理,同时按照《北京市行政事业单位国有资产处置管理办法》(京财绩效[2009]2817号)做好相关管理工作;

  第三十一条各单位要加强对文献类固定资产处置的管理,制止资产处置中的各种违法行为,防止国有资产流失,维护国有资产的合法权益。对于资产处置中的违法违纪行为按照《财政违法行为处罚处分条例》进行处理,触犯刑律的,要移送司法部门追究其法律责任;

  第三十二条行政事业单位国有资产处置收入,包括出售收入、报废报损值变价收入等,均属于国家所有,按照规定,实行“收支两条线”管理。按照北京市财政局下发的“关于印发《北京市市级行政事业单位国有资产收益及处置资金预算管理暂行办法》的通知”(京财预[2007]975号)规定执行。

 

 

说明:

本管理办法(修订草案)是根据《首都师范大学文献采购与文献类固定资产管理办法》(修订稿)(2008年4月)版修订的。


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