首都师范大学图书馆文献采访工作的有关规定(2006年3月23日修订)

第一章  文献采购渠道的确定及管理

第一节 文献采购渠道

一、文献采购渠道是指为图书馆提供中、外文图书、报刊、非书资料、数据库等类型文献的出版商、发行商、零售商等;

二、采购渠道分为单一来源和非单一来源;单一来源,即文献出版部门独立发行自己出版的文献,而不委托其他单位发行的方式,数据库发行一般多采取这种方式;

三、图书馆采购文献必须通过国家正式批准的、从事文献发行的企业进行,企业必须经过我校的审查并签定采购合同;

四、图书馆在非单一来源的文献采访中,采取以定点渠道为主,其他渠道为辅的原则;定点渠道即图书馆采购各类文献的主要渠道,一般按照文献类型和采购数量确定2-3个;定点渠道的选择必须履行文献采购渠道的审查程序;定点渠道决定后采访部门和采访人员不得擅自更换,变更应按文献采购渠道的审查程序处理;

五、对要求进行政府采购、招投标的项目或文献类型,必须严格按规定进行政府采购或招投标;

六、对单一来源的文献采购,也必须认真履行文献采购渠道的审查程序;

七、图书馆采访部门每年应定期向馆长提出使用分析报告,供图书馆对文献采购渠道进行年度评审参考;

八、外文电子资源采购由于需要代理商进行代付汇,因此,在选择代理商时参照本节第二条。

 

第二节 文献采购渠道的审查程序

 

一、审查程序的适用范围

  1.图书馆确定各类型文献的定点采购渠道;

  2.图书馆首次采用的文献采购渠道;

  3.图书馆确定的单一来源采购渠道;

  4.图书馆对各类型采购渠道的年度审查。

二、审查程序

  1.评估报告

  负责文献资源采集的部门应根据市场调查和前期项目的执行情况,提出评估报告,其内容应包括:

  (1)企业的各种文件:企业审核文件、企业代码、企业资质、资金状况;

  (2)在行业的业绩、市场占有情况、特别是在北京、高校的运作情况,同行的信誉与评价;

  (3)国外及港、澳、台文献的采购渠道,要严格执行国家有关规定,在有国家批准有文献进出口权的企业中选择;

  (4)文献信息的搜集、掌握和发布情况:包括出版信息、库藏信息、可供信息;发布与提供的方式,周期、数据格式、可转换方式;

  (5)文献的到货情况:分别了解预定新书、报刊和补充图书的订到率;本地、外阜图书或期刊的到货周期;送货、验收、运输方式;

  (6)编目数据:是否提供编目数据;提供时间与周期;数据来源;数据格式;数据质量;数据安装方式;数据中需修改的数量;

  (7)文献加工:是否根据需要提供加工服务;是否根据需要提供加工场地;加工项目和所需材料的质量;加工周期与加工质量;

  (8)售后服务与三包;对期刊、连续出版物缺期、文献破损、到货内容和数量与订购不符等问题的处理;对误订、误采文献的处理;响应处理时间;

  (9)付款方式与优惠程度。

  2.图书馆的讨论和审批程序

  (1)馆务委员会听取部门报告,讨论并提出初步意见;

  (2)馆务会议研究确定;

  (3)商务谈判,拟订合同。

  3.学校的审批程序

  (1)上报学校条件装备处审查;

  (2)学校与企业签署正式合同。

三、年审

  1.图书馆每学年适当时候必须对已经确定的定点和单一来源采购渠道进行年度评审;

  2.年度评审除上述程序外,增加文献使用情况的报告。

 

第三节 非定点渠道及其使用

 

一、非定点渠道购买文献的范围

  1.非定点渠道购置文献是适应目前图书发行渠道多元化现状而采取的补充文献的一种手段,原则上用于购买和补充中文图书;

  2.非定点渠道购置文献的主要范围包括:

  (1)学校教学和科研急需、定点渠道又不能及时补充的图书;

  (2)馆内有关部门工作急需、定点渠道又不能及时补充的图书;

  (3)确属缺藏、定点渠道售缺的图书;

  (4)本校教职工著作、定点渠道售缺。

二、非定点渠道购买图书的数量及审批程序

  1.非定点渠道全年购置图书占整个中文图书购置比例一般不能超过10%;比例变更需经馆务委员会讨论,馆务会议批准;

  2.非定点渠道一次性购买图书超过500元,需事先报部主任批准,并注明购书渠道及折扣情况;

  3.非定点渠道购买图书一律采取实洋结算。

三、非定点渠道购买图书原则

  1.非定点渠道购书时要在同一时间段需在3家以上书商处询价;

  2.非定点渠道购书一般不选择个体零售书商;

  3.原则上不接受上门推销书商;

  4.一般不采取邮购图书渠道,确需邮购需由部主任批准。

 

第二章 文献采访的有关程序

第一节贵重文献采购的申报与审批

 

一、贵重文献包括

  1.国内图书单种单价超过300元;

  2.国内报刊单种年定价超过500元;

  3.进口图书(含港、澳、台)单种单价(含套书)超过5000元;

  4.进口报刊(含港、澳、台)单种年定价超过2万元;

  5.国内非书资料(不包括数据库)单种单价超过500元;

二、采购计划与预算

  1.图书馆每年根据本馆和各院系需求、年度经费预算额度,制定贵重文献采购计划,主要内容包括:

  (1)本年度贵重文献采购占全部文献采购的比例;

  (2)本年度拟采购重点文献的前期调研情况;

  (3)本年度各专业文献的比例和经费分配等;

  2.图书馆贵重文献采购计划和万元以上重点文献的采购需经图书馆馆务委员会讨论,馆长批准后,报主管校长审批,必要时还需提交学校图书情报工作委员会讨论;

  3.万元以上重点文献采购要纳入下一年度文献采购预算;

三、论证

  对采购价格较高贵重文献,必须经过论证。

  1.论证范围

  (1)国内图书单种单价(含套书)超过1000元;

  (2)国内报刊单种年定价超过1000元;

  (3)进口图书(含港、澳、台)单种单价(含套书)超过5000元;

  (4)进口报刊(含港、澳、台)单种年定价超过1.5万元;

  (5)国内非书资料(不包括数据库)单种单价超过800元;

  2.对价格较高的贵重文献采购的论证,由图书馆各类文献的相关采访部门组织实施;

  3.论证流程

  图书馆贵重文献采购论证包括如下步骤:前期调研;专家意见;图书馆意见;学校审批;

  (1)前期调研

  文献采访人员根据我校需求和文献的实际情况,通过各种渠道负责全面搜集文献信息,主要包括:

  ——文献的性质(资料型、工具型、经典型、研究型);版本;涉及学科和内容、文种、文献的年代等;

  ——适用的院系、学科、用户范围;

  ——其他院校的使用情况;

  ——价格及其构成;

  ——其他需要了解的信息。

  (2)征求专家意见

  由负责该学科相应的学科馆员到院系征求学科负责人意见,填入“贵重文献论证表:专家意见”栏中;

  (3)图书馆意见

  图书馆负责数据库采访的人员在调研、试用和征求专家意见的基础上,将贵重文献采购意向,填入“贵重文献采购论证表:图书馆意见”栏中上报主管馆长签署图书馆采购意见;

四、审批

  1.国内图书单种单价超过300元,部主任批准;超过500元,馆长批准,超过1000元,校长批准。1000以上要通过论证程序,填写《贵重文献申报单》;

  2.国内报刊单种年定价超过500元,部主任批准;超过800元馆长批准,超过1000元校长批准。1000元以上要通过论证程序,填写《贵重文献申报单》;

  3.进口图书(含港、澳、台)单种单价超过3000元,部主任批准;超过6000元,馆长批准,超过8000元,校长批准。8000元以上的文献要通过论证程序,填写《贵重文献申报单》;

  4.进口报刊(含港、澳、台)单种年定价超过5000元;5000元以上的文献要通过论证程序,填写《贵重文献申报单》;

  5.国内非书资料(不包括数据库)单种单价超过500元,部主任批准;超过800元馆长批准,超过1000元,校长批准。1千元以上要通过论证程序,填写《贵重文献申报单》;

  6.《贵重文献申报单》每年交本馆办公室存档备案。

 

第二节进口(含港、澳、台)报刊采购论证流程

 

一、论证范围和部门

  1.本规定所说的“进口(含港、澳、台)报刊”是指图书馆通过进出口渠道按年度订购的、书本式、非国内出版的外文报刊和港、澳、台出版的中文报刊;

  2.图书馆购置进口(含港、澳、台)报刊,必须组织、通过论证;

  3.我校各单位委托图书馆购置的进口(含港、澳、台)报刊,由图书馆组织论证,并将论证结果通知有关单位,由相关单位领导决定是否订购;

  4.图书馆购置的进口(含港、澳、台)报刊由资源建设部组织论证;

二、论证流程

  图书馆进口(含港、澳、台)报刊订购论证包括如下步骤:前期调研;专家意见;图书馆意见;学校审批;

三、调研与试用

  1.前期调研:资源建设部负责进口(含港、澳、台)报刊采访人员根据我校需求和进口(含港、澳、台)报刊的实际情况,通过各种渠道负责全面搜集信息,主要包括:

  (1)报刊的性质、涉及学科和内容、文种;是否为核心期刊;

  (2)适用的院系、学科、用户范围;

  (3)出刊频率;

  (4)是否包含光盘、网络版;是否收入数据库;

  (5)到刊情况;

  (6)其他院校的使用情况;

  (7)价格及其构成;

  2.征求专家意见

  由负责该学科相应的学科馆员到院系征求学科负责人意见,填入“进口(含港、澳、台)报刊采购论证表:专家意见”栏中;

四、图书馆意见

  图书馆负责进口(含港、澳、台)报刊采访的人员在调研和征求专家意见的基础上,将进口(含港、澳、台)报刊采购意向,填入“进口(含港、澳、台)报刊采购论证表:图书馆意见”栏中上报主管馆长签署图书馆采购意见;

五、审批与订购

  1.图书馆将“进口(含港、澳、台)报刊采购论证表”上报主管校长审批;

  2.按照规定上报主管部门审批;

  3.学校与进出口公司签定协议,协议一式三份。

六、用后反馈与评价

  图书馆采访部门要详细收集进口(含港、澳、台)报刊使用统计数据、听取用户对进口(含港、澳、台)报刊的意见,每年要撰写评价报告,用于续订的参考。报刊订购要考虑连续性,从严掌握停订与新订的数量。

 

第三节数据库采购论证流程

 

一、论证范围和部门

  1.本规定所说的数据库是指“图书馆购买数据库商以网络包库或镜像站点使用权限为形式的商业数字资源”;

  2.图书馆购置数据库,必须组织、通过论证;

  3.我校各单位委托图书馆购置的数据库,由图书馆组织论证,并将论证结果通知有关单位,由相关单位领导决定是否订购;

  4.图书馆购置的数据库由信息部组织论证;

  5.北京高校网络图书馆购置的数据库由网络图书馆管理委员会组织论证,其论证流程与图书馆相同;

二、论证流程

  图书馆数据库采购论证包括如下步骤:前期调研;试用;专家意见;图书馆意见;学校审批;

三、调研与试用

  1.前期调研:信息部负责数据库采访人员根据我校需求和数据库的实际情况,通过各种渠道负责全面搜集数据库信息,主要包括:

  (1)数据库的性质(文摘型还是全文型)、涉及学科和内容、文种、文献的年代及回溯情况;

  (2)适用的院系、学科、用户范围;

  (3)使用方式(光盘或本地安装;本地镜像;国内包库;国内镜像;国外镜像);

  (4)数据更新周期、频率和更新方式;

  (5)如本地安装或本地镜像,需提供数据量和对硬件的要求;

  (6)标引情况和深度;检索方式和检索平台;

  (7)培训与服务情况;

  (8)其他院校的使用情况;

  (9)价格及其构成;

  2.组织试用

  (1)要求数据库商提供相关信息,撰写数据库和使用方法介绍,

  (2)在图书馆主页、相关院系和办公系统发出试用通知;

  (3)根据需要组织数据库宣讲和使用培训;

  (4)统计试用数据;

  (5)试用期至少3个月;

  (6)撰写试用报告,填入“数据库采购论证表:数据库试用”栏中;

三、征求专家意见

  由负责该学科相应的学科馆员到院系征求学科负责人意见,填入“数据库采购论证表:专家意见”栏中;

四、图书馆意见

  图书馆负责数据库采访的人员在调研、试用和征求专家意见的基础上,将数据库采购意向,图书馆系统部将系统保障意见,分别填入“数据库采购论证表:图书馆意见”栏中上报主管馆长签署图书馆采购意见;

五、审批与订购

  1.图书馆将“数据库采购论证表”上报主管校长审批;

  2.学校与数据商签定协议,协议一式三份;

六、用后反馈与评价

  图书馆数据采访部门要详细收集数据库使用统计数据、听取用户对数据库的意见,每年要撰写评价报告,用于续订的参考。

 

第四节 接受赠送文献的有关程序

 

一、本馆接受国内外团体及个人赠送文献,凡有条件者,均应办理产权移交手续。文献一经接受,其产权即归图书馆所有;

二、捐赠的书刊文献,凡属入藏范围的,均应办理正式捐赠手续,并酌情颁发不同级次的荣誉证书;

  1.受赠珍贵文献,必须备有捐赠目录,对方无目录的,由采访部门登记书目,交本馆业务档案存档。由主管馆长出面签定捐赠协议书,一式两份,一份交本馆业务档案存档,一份交捐赠方存留。给赠方颁发荣誉证书,并酌情给予奖励;

  2.普通文献捐赠,凡有捐赠目录的,交本馆业务档案存档,没有捐赠目录的,应由采访部门起草文件,内容包括赠书来源、数量(种、册数)、处理办法、入藏去向、经手人等,交本馆业务档案存档。视情况由馆领导或授权部门领导签定捐赠协议书一式两份(用途同上款),给赠方颁发荣誉证书;

  3.零散捐赠的文献(含邮寄捐赠),采访部门应作登记并给捐赠者发赠书回执。

三、采访人员按学科分工负责捐赠文献的审定,凡不属我馆正式收藏范围的文献,受赠时应向捐赠方讲明,给予非入藏赠书回执。非入藏捐赠文献的处理要登记清单、注明原因,报送主管馆长审批;

四、采访部门在接受捐赠后,应及时加盖赠书章,定期定批移交下道工序;

五、采访部门对捐赠的文献应认真注记,并作种、册统计,每月随统计报表一并上报;

六、凡盖有捐赠者名章或亲笔签字的文献,属入藏者编目送库,不入藏者由采访部门妥为处理;

七、采访部门为接受捐赠的部门,捐赠者如到本馆非采选部门捐赠文献,该部门应帮助捐赠者与采访部门联系。

 

第五节 文献采购验收与报帐

 

一、每年根据预算,在文献类型划分的基础上,进行当年学科文献购置经费划分,在日常订购中按经费划分标准进行文献采购;

二、采访部门对购入文献应严格验收(采购人员不得自行核验),所购文献须有明细书单及定价、实价,到馆文献要与验收清单核实,做到书单一致;

三、报帐时需有报销单、支票申请单、验收无误的文献清单,报帐后将上述单据复印存档;

四、不得挪用图书馆购书支票为外单位和个人垫付购书款;

五、与各书商严格按协议合同执行,任何人员不得私下向书商收取回扣;

六、所有文献购置费的折扣,一律以支票形式进入学校财务。


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