首都师范大学图书馆文献采访工作的有关规定(修订草案)

(2012年4月)

  随着形势的变化,首都师范大学2006年下文颁布的《首都师范大学图书馆文献采访工作的有关规定》,已不适合目前的采访工作。图书馆根据新的变化对《规定》进行了修订,拟报学校审批。

 

第一章  文献采购渠道的确定及管理

第一节 文献采购渠道

 

一、文献采购渠道是指为图书馆提供中、外文图书、报刊、非书资料、数据库等类型文献的出版商发行部门、发行商、零售商、数据库代理商等;

二、图书馆采购文献必须通过国家正式批准的、从事文献发行的企业进行,企业必须经过我校的审查并签定采购合同;

三、一般文献订购均需进行招标采购,经过招标选中的供应商采访部门和采访人员不得擅自更换;

四、图书馆采访部门每年应定期向馆长提出使用分析报告,供图书馆对文献采购渠道进行年度评审参考;

五、外文电子资源采购由于需要代理商进行代付汇,因此,在选择代理商时参照本章第二节。

 

第二节 非定点渠道文献采购

 

一、非定点渠道购买文献的范围

  1.非定点渠道购置文献是适应目前图书发行渠道多元化现状而采取的补充文献的一种手段,原则上用于购买和补充中文图书;

  2.非定点渠道购置文献的主要范围包括:

  (1)学校教学和科研急需、定点渠道又不能及时补充的图书;

  (2)馆内有关部门工作急需、定点渠道又不能及时补充的图书;

  (3)确属缺藏、定点渠道售缺的图书;

  (4)本校教职工著作。

 

二、非定点渠道购买图书的数量及审批程序

  1.非定点渠道全年购置图书占整个图书购置比例一般不能超过10%;比例变更需经馆务委员会下属文献资源建设小组讨论,图书馆党政联席会议批准。

  2.非定点渠道购买图书一律采取实洋结算。

  3.非定点渠道购买图书必须签订订购合同。合同金额30000元(含)以下,经馆长(财务一支笔)签字 ,加盖首都师范大学图书馆章;30000元以上,经馆长(财务一支笔)签字,加盖首都师范大学章。

三、非定点渠道购买图书原则

  1.一般不选择个体零售书商;

  2.原则上不接受上门推销书商;

  3.一般不采取邮购图书渠道。

 

第二章 文献采访的有关程序

第一节 贵重文献采购的申报与审批

 

一、贵重文献包括

  (1)国内图书单本单价超过人民币1000元;

  (2)国内报刊单种年定价超过人民币1000元;

  (3)进口图书(含港、澳、台)单本单价超过人民币5000元;

  (4)国内非书资料(不包括数据库)单种单价超过人民币1000元;

  (5)进口(含港、澳、台)报刊参见本章第二节;

  (6)数据库单个单价超过人民币10万元。

  2.图书馆贵重文献采购计划需经图书馆馆务委员会下属馆藏发展组讨论,馆长批准后,报主管校长审批,必要时还需提交学校图书情报工作委员会讨论。

二、论证

  对采购价格较高贵重文献,必须经过论证。

  1.对贵重文献采购的论证,由图书馆各类文献的相关采访部门组织实施;

  2.论证流程

  图书馆贵重文献采购论证包括如下步骤:前期调研;专家意见;图书馆意见。

  (1)前期调研

  文献采访人员根据我校需求和文献的实际情况,通过各种渠道负责全面搜集文献信息,主要包括:

  ——文献的性质(资料型、工具型、经典型、研究型);版本;涉及学科和内容、文种、文献的年代等;

  ——适用的院系、学科、用户范围;

  ——其他院校的使用情况;

  ——价格及其构成;

  ——有关院系分馆、资料室收藏情况;

  ——港台图书的境内版授权情况;

  ——其他需要了解的信息。

  (2)征求专家意见

  由负责该学科相应的学科馆员到院系征求学科负责人意见,填入“贵重文献论证表:专家意见”栏中;

  (3)图书馆意见

  图书馆负责文献采访的人员在调研、试用和征求专家意见的基础上,将贵重文献采购意向,填入“贵重文献采购论证表:图书馆意见”栏中上报主管馆长签署图书馆采购意见;

三、审批

  1.国内图书单本单价超过1000元,馆长批准,超过1万元,校长批准。1000元以上要通过论证程序,填写《贵重文献申报单》;

  2.国内报刊单种年定价超过1000元馆长批准,超过1万元校长批准。1000元以上要通过论证程序,填写《贵重文献申报单》;

  3.进口图书(含港、澳、台)单本单价超过5000元,馆长批准,超过1万元,校长批准。5000元以上的文献要通过论证程序,填写《贵重文献申报单》;

  4.国内非书资料(不包括数据库)单种单价超过1000元馆长批准,超过1万元,校长批准。1千元以上要通过论证程序,填写《贵重文献申报单》;

  5.总价超过10万元的大套图书、单个数据库在通过论证程序,填写《贵重文献申报单》的基础上,还需经馆务委员会下属馆藏发展组讨论通过(主管馆长等三名以上成员签字),馆长批准;

  6.《贵重文献申报单》每年交本馆办公室存档备案。

 

  (注):以上价格界定均为文献目录人民币价格。

 

第二节 进口(含港、澳、台)报刊采购论证流程

 

一、论证范围和部门

  1.本规定所说的“进口(含港、澳、台)报刊”是指图书馆通过进出口渠道按年度订购的、书本式、非国内出版的外文报刊和港、澳、台出版的中文报刊;

  2.图书馆新订、停订进口(含港、澳、台)报刊,必须组织、通过论证;

  3.我校各单位委托图书馆新订、停订进口(含港、澳、台)报刊,由图书馆组织论证,并将论证结果通知有关单位,由相关单位领导决定是否新订或停订;

  4.图书馆新订、停订进口(含港、澳、台)报刊由资源建设部组织论证;

二、论证流程

  图书馆进口(含港、澳、台)报刊新订、停订论证包括如下步骤:前期调研;专家意见;图书馆意见;

  1.前期调研:资源建设部负责进口(含港、澳、台)报刊采访人员根据我校需求和进口(含港、澳、台)报刊的实际情况,通过各种渠道负责全面搜集信息,主要包括:

  (1)报刊的性质、涉及学科和内容、文种;是否为核心期刊;

  (2)适用的院系、学科、用户范围;

  (3)出刊频率;

  (4)是否包含光盘、网络版;是否收入数据库;

  (5)到刊情况;

  (6)其他院校的使用情况;

  (7)价格及其构成;

  2.征求专家意见

  由负责该学科相应的学科馆员到院系征求学科负责人意见,填入“进口(含港、澳、台)报刊采购论证表:专家意见”栏中;

  3.图书馆意见

  图书馆负责进口(含港、澳、台)报刊采访的人员在调研和征求专家意见的基础上,将进口(含港、澳、台)报刊新订或停订意向,填入“进口(含港、澳、台)报刊采购论证表:图书馆意见”栏中,上报主管馆长签署意见;

三、审批与订购

  1.图书馆将“进口(含港、澳、台)报刊采购论证表”报馆长审批;

  2.按照规定上报条装处审批;

  3. 须通过招标采购中标的进出口公司订购。

四、使用反馈与评价

  图书馆采访部门要通过各种渠道收集进口(含港、澳、台)报刊使用统计数据、听取用户对进口(含港、澳、台)报刊的意见,每年要撰写评价报告,用于续订的参考。报刊订购要考虑连续性,从严掌握停订与新订的数量。

 

第三节 数据库采购论证流程

 

一、论证范围和部门

  1.本规定所说的数据库是指“图书馆购买数据库商以网络包库或镜像站点使用权限为形式的商业数字资源”;

  2.图书馆购置数据库,必须组织、通过论证;

  3.我校各单位委托图书馆购置的数据库,由图书馆信息咨询部组织论证,并将论证结果通知有关单位,由相关单位领导决定是否订购;

  4.图书馆购置的数据库由信息咨询部组织论证;

  5.北京高校网络图书馆购置的数据库由网络图书馆管理委员会组织论证。

二、论证流程

  图书馆数据库采购论证包括如下步骤:前期调研;试用;专家意见;图书馆意见;

  1.前期调研:信息咨询部负责数据库采访人员根据我校需求和数据库的实际情况,通过各种渠道负责全面搜集数据库信息,主要包括:

  (1)数据库的性质

  (2)收录情况

  ——收录学科;

  ——收入内容(图书、期刊、会议录、学位论文、新闻信息);

  ——收全情况;

  ——收录时限;

  ——收录文种;

  (3)数据来源;

  (4)适用的院系、学科、用户范围;

  (5)用户数、用户权限;

  (6)使用方式(光盘或本地安装;本地镜像;国内镜像;国外镜像);

  (7)数据更新周期、频率和更新方式;

  (8)如本地安装或本地镜像,需提供数据量和对硬件的要求;

  (9)标引情况和深度;

  (10)检索功能:检索方式、检索平台、检索输出、辅助功能;

  (11)超链接、出版物导航;

  (12)全文格式、用户界面友好;

  (13)下载条数限制、内容复制拷贝;

  (14)数据提供、数据传递方式;

  (15)流量统计、统计可操作性、提供用户使用报告、提供存档文件;

  (16)培训与服务情况;服务响应时间、数据库宣传;

  (17)其他院校的使用情况;

  (18)价格及其构成;

  2.组织试用:图书馆数据库采访部门根据我馆数据库试用原则,按以下流程组织试用:

  (1)要求数据库商提供相关信息,撰写数据库和使用方法介绍,

  (2)在图书馆主页、相关院系和办公系统发出试用通知;

  (3)根据需要组织数据库宣传和使用培训;

  (4)统计试用数据;

  (5)试用期至少1个月;

  (6)撰写试用报告,填入“数据库采购论证表:数据库试用”栏中;

  3. 征求专家意见

  由负责该学科相应的学科馆员到院系征求学科负责人意见,填入“数据库采购论证表:专家意见”栏中;

  4. 图书馆意见

  图书馆负责数据库采访的人员在调研、试用和征求专家意见的基础上,将数据库采购意向,图书馆系统部将系统保障意见,分别填入“数据库采购论证表:图书馆意见”栏中,经馆务委员会下属馆藏发展组讨论通过再上报主管馆长签署图书馆采购意见;

三、审批与订购

  1.图书馆将“数据库采购论证表”上报馆长审批;

  2.国内外数据库均须通过招标采购中标公司订购。

四、使用反馈与评价

  图书馆数据库采访部门要详细收集数据库使用统计数据、听取用户对数据库的意见,每年要撰写评价报告,用于续订的参考。

 

第四节 接受赠送文献的有关程序

 

一、本馆接受国内外团体及个人赠送文献,凡有条件者,均应办理产权移交手续。文献一经接受,其产权即归图书馆所有;

二、采访人员按学科分工负责捐赠文献的审定;

三、受赠文献,按文献的珍贵程度、我馆的收藏范围和馆藏复本的数量分为:单独收藏陈列;入库收藏流通;其它用途;

四、受赠文献均应办理正式捐赠手续,并酌情颁发不同级次的荣誉证书;

  1.受赠珍贵文献的处理程序

  (1)制作捐赠目录,交本馆业务档案存档;

  (2)由主管馆长出面签定捐赠协议书,一式两份,一份存本馆业务档案,一份交捐赠方存留;

  (3)颁发荣誉证书;

  (4)加盖赠书章,移交编目程序;

  (5)文献单独收藏陈列;

  2.受赠批量文献的处理程序

  (1)有捐赠目录的,交本馆业务档案存档;

  (2)没有捐赠目录的,由采访部门起草文件,内容包括赠书来源、数量(种、册数)、处理办法、入藏去向、经手人等,交本馆业务档案存档;

  (3)视情况由馆领导或授权部门领导签定捐赠协议书一式两份(用途同上款);

  (4)给赠方颁发荣誉证书;

  (5)加盖赠书章,移交编目程序;

  (6)文献入库收藏流通;

  3.受赠零散文献(含邮寄捐赠)的处理程序

  (1)由采访部门登记,内容包括文献名称、赠书来源、数量(种、册数)、处理办法、入藏去向、经手人等,交本馆业务档案存档;

  (2)给捐赠者发赠书回执;

  (3)加盖赠书章,移交编目程序;

  (4)文献入库收藏流通;

  4.受赠不属图书馆正式收藏范围及超出图书馆馆藏复本量文献的处理程序

  (1)由采访部门登记,内容包括文献名称、赠书来源、数量(种、册数)、处理办法、入藏去向、经手人等,交本馆业务档案存档;

  (2)给捐赠者发赠书回执;

  (3)文献交办公室暂代保管,由馆务会讨论处理方式。

五、采访部门对捐赠的文献应认真注记,并作种、册统计,每月上报;

六、图书馆采访部门为接受捐赠的部门,捐赠者如到本馆非采访部门捐赠文献,该部门须帮助捐赠者与采访部门联系。

 

第五节 文献采购验收与报帐

 

一、每年根据预算,在文献类型划分的基础上,进行当年学科文献购置经费划分,在日常订购中按经费划分标准进行文献采购;

二、采访部门按照图书馆验收程序对购入文献验收,采购人员不得自行核验,也不能委托加工单位代为验收;

三、数据库验收:根据合同规定,核验数据库是否安装、能否正常访问、是否具有相关功能;

四、清单的处理

  1.验收人员核对清单,核对内容包括:采购文献的书名、数量(种/册)、金额、书商名称,订购单位(户号);

  2.验收人员在清单上填写如下内容:条码起止号、文献变更情况;

  3.数据库验收要填写“首都师范大学货物验收清单”;

  4. 验收和采购人员分别在清单上签字。

五、支票领取流程

  1. 验收人员提交文献清单到办公室会计处;

  2. 办公室会计审核清单、填写支票申请单。填写内容如下:

  (1)摘要的填写内容:书商渠道、批次起止号,并附清单;数据库供应商名称、数据库名称,并附数据库订购合同及首都师范大学货物验收清单;

  (2)经费来源;

  (3)结算单位;

  (4)金额要填写清楚完整;

  3.办公室指定人员办理图书馆专项负责人和财务一只笔审核签字手续;

  4. 办公室出纳人员统一领取支票;

六、报账流程

  1. 办公室会计审核清单、发票;

  2. 填写报销单(一式两份),填写内容如下:

  (1)摘要的填写内容:书商渠道、批次起止号,并附清单;数据库供应商名称、数据库名称,并附数据库订购合同及首都师范大学货物验收清单;

  (2)经费来源;

  (3)款别;

  (4)金额大小写要填写完事

  (5)支票号要填写准确、完整。

  3.办公室指定人员办理图书馆专项负责人和财务一只笔审核签字手续;

  4. 办公室出纳人员统一办理报销手续;

  5. 出纳人员将发票复印件送交办公室会计,将报销单、发票复印件、清单合并留存,每年年底交办公室存档。

七、记账

  1. 办公室出纳人员负责在报销的同时登记日记账;

  2. 办公室出纳人员每周将日记账发送给办公室会计核账;

  3.办公室会计负责编制文献类型分类账,做到文献账目账证相对、账账相对、日清月结;

  4. 办公室会计负责制作经费月统计表;

  5. 每月底通知采访人员经费进展情况。

七、折扣与结算

  1. 所有文献购置费实洋结算,明折明扣;

  2. 图书馆办公室统一根据招标合同签署折扣与书商进行结算;

  3. 与各书商严格按协议合同执行,任何人员不得私下向书商收取回扣。

  4. 不得挪用图书馆购书经费为外单位和个人垫付购书款。

 

第六节 院(系)专项经费文献采购程序

 

  1.全校各单位凡申报年度专项经费中含有文献购置的,必须提交文献采购计划;文献经费在10万元以上的,必须提交重点学科文献建设规划,经院(系)领导签字同意,主管校长审批,作为上级部门预算评审的依据;

  2.全校各单位采购文献须执行文献采购查重制度,经图书馆检索系统查询,严格控制复本。进口外文及港台书刊因价格较高,原则上不订复本;单价在200元以上的文献,各院(系)原则上不订复本;单价在500元以上的文献,全校原则上不订复本;两个系以上需要的,由图书馆总馆采购保管;

  3.专款中不同项目的图书资料购置费由校图书馆进行统一管理;在专款下达后,由涉及图书资料购置费的项目负责人依据预算向校图书馆上报需求,校图书馆依据需求制定采购计划并且负责执行;

  4. 专项经费中的文献经费用于项目所需文献的购置,原则上应以研究型文献为主,即突出资料性、工具性和研究性,以外文文献为主;主要阅读对象为教师和研究生;文献经费由项目组提出文献购置清单,图书馆总馆负责统一订购,经过图书馆总馆验收、编目、加工后,入藏专业分馆或院(系)资料室,按有关规定借阅;

  5.每个文献专项经费中可预留人民币3000元由项目组自行购置项目急需或工具性文献,报帐时需提供正式发票及商家出具的文献清单(小票),经图书馆会计审核记账、财务一支笔签字,方可报销;购置后由分馆和院系资料室负责验收,调拨项目组使用,用毕后返回分馆和院系资料室;文献清单(小票)交图书馆总馆建立并保管财产帐;

  6.专项经费中自行购置部分原则上只能订购中文图书(中文期刊有连续订购的问题,进口外文(含港澳台)书刊必须由图书馆总馆统一订购);

  7.图书馆总馆应积极创造条件,广泛搜集各类书目资源,每年定期组织各院系教师到中标书店现场采购,组织参加书展,为相关院(系)教师推荐文献提供方便;

  8.全校各单位使用专项经费采购贵重文献需执行计划审批制度(参见第一节);

  9.各院系报帐流程:

  (1).各院系委托图书馆购买文献,报帐流程按图书馆上述流程办理(参见第五节);

  (2).院系老师自己买书,需将报销单(由院系财务一支笔和项目负责人签字)、发票和购书小票(需要有购书明细)交图书馆会计审核,由图书馆财务一支笔签字,方可报销。

  本规定未列之特殊情况须报图书馆党政联席会议讨论决定后办理。

  本规定自学校批准之日起实行,由校图书馆负责解释,违反本规定的根据情节按学校及图书馆有关规定处理。


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